IT行业如何用CloudCC项目云精细化管理项目执行过程
日期:2023/05/05 | 神州云动CloudCC

当前IT行业项目管理存在两大风险,即“交付风险”与“财务风险”; 交付风险是由于项目执行过程中,目标与任务不明确、合同不规范等因素导致的,财务风险往往表现在项目人力、成本等方面的浪费,失效,费用控制不合理等... 这里我分享一下使用CloudCC从项目立项、执行到项目费控与成本归集,以及最终形成项目损益的全流程精细化管理,帮助IT企业降低项目成本,提升经济效益与优化管理模式。

(项目执行全过程管理架构)

第一步,签订内部实施合同订单 我们使用CloudCC的内部实施合同订单功能订立项目执行工时及成本预算,通过营销人员和项目团队达成的工时及成本共识,签订内部订单;加强成本意识,在预算成本和工时周期内保质保量完成项目

如图,内部实施合同订单详情

可设置审批流程,保证签订双发达成共识,最终提交项管部门汇总

如图,设置审批流程

第二步,项目立项 在内部订单签订后,可做项目立项,定义项目详情,指定项目团队,维护计划工时及费用预算等信息。

项目信息定义后,可通过CloudCC工作流及触发器功能设置校验提醒,可对里程碑逾期项目不得报工或产生费用报销, 或对已报工工时达到计划工时的90%时,周期性提醒,上报项目风险预判,让项目团队、项目负责人及相关管理者立时 了解项目风险并做调整

第三步,项目里程碑分解 对于执行时间较长的实施及研发类项目,可在项目详情下定义不同阶段里程碑节点及工作内容。

如图,项目里程碑

通过CloudCC工作流及触发器功能设置,可定义每个里程碑进入的前置条件,可对串行或并行的里程碑工作内容做分项管理和控制。

第四步,项目任务下达 在项目里程碑下可做任务下达,指定任务执行人,任务内容,工作周期及计划工时等。

通过CloudCC工作流功能设置,可对超期或超工时的任务,定时\定期邮件或手机通知对应任务负责人及项目负责人。

第五步 工作清单(报工) 对于任务的负责人,在任务工作执行结束后,可通过工作清单进行报工。

工作清单的报工工时通过CloudCC系统自动汇总到对应任务,里程碑,项目及项目损益;项目负责人及相关管理者可实时了解项目工时发生情况

第六步 项目费用(若产生差旅及其他费用报销) 对于项目执行过程中产生的差旅及其他费用报销,在项目下的费用报销功能填报

审批通过后的费用,系统将自动归集到对应项目及项目损益下,便于项目负责人及相关管理者实时了解项目费用发生情况, 并做适时监控或调整;

第七步 项目执行周期及资源使用情况统计看板 项目团队人员众多,调用周期不同,通过ClouCC可在不同项目中实时查看项目执行周期甘特图,以及资源使用情况看板;图形化,直观了解项目周期及资源忙闲状况

第八步 项目文档归集 项目团队人员可在项目执行过程中,上载各类项目执行文档,通过系统归集,可在项目结项后做项目复盘或形成知识库,便于其他项目执行过程中提取参考

第九步 项目合同收款情况 项目管理者可通过CloudCC系统合同模块实时了解项目收款情况

通过系统内项目执行过程及合同收款情况,管理者能实时了解项目收益及支出两大维度情况,同时,通过CloudCC工作流及触发器功能设置 各种规则提醒,便于项目风险预判及盈亏核

第十步 项目损益 CloudCC系统根据项目执行过程产生的工时成本(根据人员定级,费率,工时进行核算),费用以及项目合同收款情况,自动归集并核算项目损益, 项目损益按概算,预算,决算三个核心维度,让项目负责人及企业管理者全盘,实时了解整个项目的盈亏情况;

通过上述项目执行管理流程及系统功能支撑,避免人为干预,提高管理时效;为营销团队,项目执行团队的定期reviwe及项目复盘提供真实有效的数据依据, 公司能轻松的将项目执行过程很好的管理起来,有效避免项目执行拖沓及收款延期风险,通过数据积累,为后续项目执行优化流程提供依据。

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